Het kan al een flinke uitdaging zijn als je op kantoor zit, als iedereen vanuit huis werkt is het vaak nog minder voor de hand liggend om af te stemmen. Je hebt je eigen opdrachten, je eigen takenpakket, je eigen thuisschool, je eigen bioritme, je eigen voorkeuren…
Als je daarbij nog rekening moet houden met wat je collega’s nodig hebben, voelt dat misschien als onnodig extra en veel. Toch zijn een gezamenlijke koers en wij-gevoel nu meer dan ooit onontbeerlijk. Meer afstand? Meer contact! Hoe je dat voor elkaar krijgt? Door doelen te bepalen en ruimte te bieden om koers te houden.
Heldere en aansprekende doelen
Doelen geven richting aan de samenwerking. Je stelt vast waaraan je precies gaat werken met z’n allen. Het moet in de eerste plaats haalbaar zijn, maar ook ambitieus. Iedereen moet zich er voor zich aan willen verbinden. Dat gold altijd al, maar online is het nog belangrijker. Als je je collega’s alleen op een scherm ziet, moet de motivatie om ergens naartoe te willen werken van binnenuit komen. Ga eerst even terug naar jullie bestaansrecht, wat het is wat je tot stand wilt brengen en waarom dat belangrijk is. Als het vuurtje van de inspiratie is aangewakkerd, zet je je met meer passie in.
Wie doet wat?
Elke samenwerking is gebaat bij duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Zorg dus dat iedereen weet wat hij te doen heeft en wanneer iets gereed zou moeten zijn. Hou daarbij voor ogen dat de workload die je aan kunt, in deze tijd niet vanzelfsprekend dezelfde is als voorheen. Met kinderen thuis en een partner die de hele dag in overleg zit, is er niet veel tijd om geconcentreerd te werken. Het is dus belangrijk om realistisch te zijn in verwachtingen over en weer, en ook ten aanzien van jezelf! Dat bereik je het beste door te vertellen hoe je omgaat met je tijd en inspanningen en te checken hoe een ander dat doet.
Investeer in online effectiviteit
Er zijn voldoende online samenwerkingstools, zoals Slack, Asana, Zoom en Microsoft Teams. Maar hoe maak je daar nou goed gebruik van? Nog los van beveiligingsissues, is het goed je af te vragen hoe je een bepaalde toepassing optimaal kunt inrichten en inzetten. Dat wil zeggen, zodanig dat je overzicht hebt, dat je werkvoorraad zichtbaar is, dat je (team)planning compleet is en dat je weet waar je terecht ‘ja’ en ‘nee’ tegen kunt zeggen. Als iedereen binnen het team dezelfde uitgangspunten hanteert, weet je steeds alles te vinden en weten jullie van elkaar waar je aan toe bent.
My way mag wat vaker een B-weggetje zijn
Hoe je te werk gaat is ingegeven door overtuigingen over hoe samenwerken het beste werkt, door (gebrek aan) ervaring met online samenwerken, door behoefte aan fysiek of in ieder geval face-to-face contact, door bioritme en door de specifieke thuis(werk)situatie. En dan heb je ook nog geheel eigen drijfveren, die vaak wat gefrustreerd worden in een online setting. De situatie is niet in een keer duidelijk, er is minder ‘natuurlijke’ gelegenheid voor iedereen om zijn zegje te doen, besluiten komen zonder lichaamstaal directiever over en alles moet zoveel mogelijk doorgaan zonder dat er zicht is op een ‘nieuw normaal’. Zoveel mensen, zoveel voorkeuren en dat leidt op afstand makkelijk tot onbegrip. Bemerk je bij jezelf dat je vragen hebt over wat iemand beweegt? Bel hem of haar eens op. Je hoeft alleen te luisteren naar wat iemand je vertelt en je niet te laten afleiden door wat je er wel of niet aan herkent of ‘logisch’ aan vindt.
Vliegwiel van vertrouwen
Net zoals bij het invoeren van zelfsturende teams, lijkt bij het online samenwerken vooral het ontbreken van zichtbaarheid een gebrek aan vertrouwen in de hand te werken. Er is minder vrijheid in het bepalen van de aanpak, er wordt meer verantwoording gevraagd, er wordt meer gecontroleerd en meer gerekend of kosten en omzet nog in de pas lopen. Dit werkt contraproductief. Als thuis en werk lastig zijn te combineren, zul je het wel uit je hoofd laten om dat aan de grote klok te hangen. Als straks misschien bekeken moet worden van wie afscheid genomen wordt, wil je niet bovenaan de lijst staan. Gevolg is dat er meer verzwegen wordt, dat achterdocht groeit, angst en onzekerheid toenemen en er een vicieuze cirkel in gang gezet wordt. Het vraagt moed om die te doorbreken, maar het lucht op en zorgt voor een veilige basis voor anderen om hun kwetsbaarheid te laten zien. Zo zorg je er met een portie lef voor dat echte samenwerking tot stand kan komen, in plaats van ieder voor zich.