Zeker als je in een grotere organisatie werkt vraag je je weleens af waarom het soms op een eilandenrijk lijkt. Waarom lopen vergaderingen zo moeizaam? Waar komen al die tegengestelde belangen vandaan? Waarom is al die bureaucratie nodig? Het nieuwe boek De Alignmentpuzzel van management-adviseurs Hans Veltman, Jacques Adriaansen, Peter Morren en Rob Kwikkers belooft hier wat aan te doen. Het biedt een aanpak om organisaties efficiënter en slagvaardiger maken, maar ook veel leuker om in te werken. Naar aanleiding van het verschijnen van het boek stelden we auteur Hans Veltman een aantal vragen.
Samen met je medeauteurs stel je dat het in organisaties vaak ontbreekt aan het in overeenstemming werken aan een doel. Er wordt teveel op eilandjes gewerkt. Is dat altijd wel zo erg?
Hans Veltman: “Organisaties worden te vaak ontworpen vanuit de functies in plaats van op basis van de processen. En dat terwijl producten of diensten binnen organisaties vrijwel altijd procesmatig worden gerealiseerd, waarbij de verschillende afdelingen ervoor moeten zorgen dat de volgende afdeling naadloos met de aangeleverde resultaten aan de slag kunnen gaan. Afdelingen kunnen hun ding op hun eilandje simpelweg niet los van de afhankelijke afdelingen verrichten. Als ze dat wel doen, dan wordt de organisatie inefficiënt, weinig slagvaardig en minder prettig om er te werken. Zorg dus voor één optimaal samenhangende set van doelstellingen, die de neuzen dezelfde kant op zet en houdt. En dat krijg je niet klaar zonder heldere strategie en de juiste besturingssystemen.”
Jullie introduceren in het boek De Alignment Puzzel een nieuwe aanpak waarmee je mensen, middelen en processen kunt stroomlijnen. Waarin verschilt deze aanpak van andere aanpakken zoals lean?
Veltman: “Onze aanpak is veel breder dan de methodes die gericht zijn op meer kleinschalige lokale optimalisatie. Wij zetten in op een beheerste levertijd naar klanten met een efficiënte inzet van middelen en benaderen het vraagstuk vanuit de technisch-bedrijfskundige invalshoek ‘zorg eerst dat strategie, structuren en systemen in orde zijn’. Die invalshoek is sinds de jongste eeuwwisseling volkomen onterecht zwaar onderbelicht geraakt. Zonder duidelijke en gedragen commerciële en supply chain strategie, goed uitgebalanceerde processen en daarop aangepaste besturing, organisatie-inrichting én informatievoorziening hebben lokale verbeteringsacties weinig effect. Je met kunt met zachtere zaken als leiderschapsstijl, communicatie verbetering en persoonlijke effectiviteit programma’s aan de slag gaan of je met Leantechnieken concentreren op het verkorten van doorlooptijden en doorlooptijd en voorraad als verspilling zien, maar daar krijg je de combinatie beheerste levertijden met efficiënte inzet van middelen niet voor mekaar.”
De inhoud en opzet van het boek klinken nogal rationeel, terwijl het juist nu een periode is waarin gevoel, betrokkenheid en passie een veel grotere rol spelen bij medewerkers. Hoe overbruggen jullie dit verschil tussen wat verstandelijk gezien goed is voor de organisatie en datgene waar medewerkers warm voor lopen?
Veltman: “Medewerkers appreciëren een werkomgeving waar het leuk werken is, waar er geen vervelende belangentegenstellingen zijn, waar ze enige vorm van beslissingsvrijheid en zelfbeschikkingsrecht krijgen. Dat krijg je alleen maar voor elkaar in organisaties waar de vijf puzzelstukken goed gedefinieerd en aligned zijn. En dat vraagt enig rationeel denkwerk om een doelgerichte organisatie te ontwerpen vanuit de strategie, de processen en de besturing. Alignmentproblemen worden hoofdzakelijk veroorzaakt door een verkeerd organisatieontwerp, niet omdat mensen nare eigenschappen hebben. De betrokkenheid van medewerkers verdwijnt als sneeuw voor de zon als het fundament van de organisatie niet deugt. Je schiet niets op met heel veel aandacht geven aan gevoel, betrokkenheid, als processen vastlopen, medewerkers tegengewerkt worden in hun taken en er constant conflicten zijn door belangentegenstellingen en eilandjescultuur.”
Wat is het belangrijkste inzicht dat lezers uit het boek kunnen halen?
Veltman: “Dat zijn er eigenlijk drie. In de eerste plaats het inzicht dat een commerciële strategie zonder supply chain strategie geen strategie is. Een bedrijfsstrategie is pas compleet is als de commerciële strategie haalbaar is gebleken in het licht van de Supply Chain Strategie.”
“In de tweede plaatst is een strategie pas implementeerbaar als ze tot in detail is vertaald naar de processen, de besturing en prestatiemeting, de organisatie en de informatievoorziening. En het derde inzicht is dat door een bedrijf op een behoorlijke manier te alignen en aan te sturen vanuit de strategie en de processen dat de organisatie niet alleen veel efficiënter en slagvaardiger, maar ook veel leuker wordt om in te werken.”
Jullie zijn als auteurs allemaal adviseurs en dragen dus zelf geen lijnverantwoordelijkheid. Hoe passen jullie zelf de lessen uit jullie boek toe in jullie eigen organisatie of de organisaties waar je voor werkt?
Veltman: “Nu zijn we adviseurs zonder lijnverantwoordelijkheid. Maar we hebben alle vier lijnverantwoordelijkheid gehad en CEO of directeur geweest van diverse soorten bedrijven, waaronder een softwarebedrijf, een machine fabriek en consulting organisaties met behoorlijke aantallen mensen. Onze inzichten zijn afgeleid van de principes die we in onze carrières hebben toegepast op het gebied van planning, organisatieaanpassing of systeemimplementatie, die zonder uitzondering tot beter passende, goed werkende oplossingen hebben geleid.”
“Als ZZP-er passen we de principes uit ons boek toe bij adviesopdrachten, waar we in de eerste plaats vanuit de processen en de strategie redeneren. Dat help klanten afstand te nemen van lokale problemen. Vervolgens lopen we systematisch de vijf puzzelstukken af, zoals in het boek zijn beschreven. Dat kan gaan van gezamenlijk top-down en bottom up formuleren van missie, doelen en de strategie om dat te bereiken tot het uitwerken van richtlijnen voor operationele beslissingen. Ook implementatie op de werkvloer en het opzetten van het sturen en regelen behoren tot onze werkzaamheden. In ons boek hebben we hierover een stappenplan opgenomen.”
Wat willen jullie bereiken met het nieuwe boek? Hoe hoop je bijvoorbeeld dat organisaties er over 10 jaar uitzien?
Veltman: “We hopen te bereiken dat veel organisaties onze alignment benadering overnemen om de knelpunten rond misalignments te reduceren. Organisaties worden daardoor veel slagvaardiger en efficiënter. En een leukere plaats om te werken. Over tien jaar willen we graag goed alignde organisaties zien qua strategie, processen, middelen, besturing, prestatiemeting, organisatie en informatie, waarin mensen met plezier samenwerken. Zo kunnen ze al hun energie aan hun werk besteden en hoeven ze zich niet meer te ergeren aan gedoe dat alleen maar tijd kost en geen waarde toevoegt. Hopelijk zien we dan geen slecht werkende informatie systemen, zinloos overleg of ander bureaucratisch geneuzel meer.”
Tot slot, Management Tribune trekt praktisch ingestelde lezers. Die willen weten waar zij morgen mee aan de slag kunnen. Welke tips heb je voor ze?
Veltman: “Stel je eerst eens voor dat alles in jouw organisatie perfect aligned is. Iedereen heeft hetzelfde doel en hetzelfde pad voor ogen om daar te komen. Iedereen begrijpt wat haar of zijn taak daarin is en wat de taken zijn van de collega’s van de andere afdelingen.”
“Denk dan eens na over hoeveel uur dit zou besparen ten opzichte van de huidige situatie en hoeveel slagvaardiger en leuker jouw organisatie zou zijn? Als dat veel of heel veel is, volg dan de onze drie aanwijzingen: 1. zorg dat je de processen goed begrijpt, 2. zorg voor een goede commerciële én supply chain strategie en 3. leid je besturing, organisatie en informatie af van die strategie en processen”
“Ga vooral echt zelfstandig nadenken. Sta op tegen dogmatisch denkende Lean consultants en bekijk voorraden op hun merites. Voorraad flexibel in de keten toelaten maakt het mogelijk met een stabiele bezetting efficiënt te werken en kortere doorlooptijden te bewerkstelligen.”
“Werk samen aan het realiseren van toegevoegde waarde voor de klanten. Wees bureaukritisch en elimineer verzuilde organisatiedelen en processen, die er alleen zijn voor rapportage aan uitgewoekerde managementstructuren en hun stafdiensten.”
“Begin morgen met dit boek, want er is niets zo praktisch als een goede theorie. Je kunt best eerst je ongeduld bedwingen en de tijd nemen om te begrijpen wat we bedoelen. Begin morgen in dit boek, begrijp de principes en pas ze toe. Je zult daar nog heel lang plezier van hebben. En mocht je het ergens niet mee eens zijn of meer uitleg willen, neem dan gerust contact op.”
Het boek De Alignmentpuzzel verschijnt op 19 juni bij uitgeverij Haystack en is daar ook te bestellen.
