Over het personeelshandboek onder de normalisering is al veel geschreven en nagedacht. Niet onterecht. Het personeelshandboek is een belangrijke, zo niet de belangrijkste, aanvulling op de arbeidsovereenkomst.
In het civiele arbeidsrecht wordt het personeelshandboek al jaar en dag gebruikt. Binnen de organisatie van overheidswerkgevers is het een minder bekend fenomeen. Simpelweg omdat overheidswerkgevers tot op vandaag werken met lokale (rechtspositie)regelingen. Die lokale regelingen ‘hangen’ als het ware onder de algemene rechtspositieregeling, waarin de arbeidsvoorwaarden op hoofdlijnen zijn opgenomen. De rechtspositieregelingen komen te vervallen per 1 januari 2020 en daarmee ook de lokale regelingen. De algemene rechtspositieregelingen worden vervangen door cao’s.
Veel overheidswerkgevers zijn al begonnen met het inventariseren van de lokale regelingen. Nu voor vele sectoren de genormaliseerde cao’s per 2020 bekend zijn, wordt het voor overheidswerkgevers steeds duidelijker wat nog lokaal moet worden geregeld. Het personeelshandboek is daarvoor hét geschikte middel.
Wat neem je op in een personeelshandboek?
Dat is een scala aan uiteenlopende onderwerpen. In ieder geval zal het op onderdelen een uitwerking zijn van de inhoud van de cao. Daarnaast kan het gaan om de geringste zaken. Denk aan onderwerpen zoals: arbobeleid, werktijden, jubilea, facilitaire zaken, privacy en AVG, klachten, opleidingen, verzekeringen en het declareren van onkosten. Dit is geen uitputtende opsomming. Een personeelshandboek is vaak een uitgebreid boekwerk.
Incorporatie
Het is belangrijk dat je de toepassing van het personeelshandboek afspreekt met werknemers. Natuurlijk gaan alle rechten en verplichtingen die vóór de normalisering bestaan één op één over. Op het moment dat de inhoud van het personeelshandboek volledig gelijk is aan die rechten en verplichtingen, dan is de inhoud van het personeelshandboek daarmee automatisch van toepassing op de arbeidsovereenkomst.
Maar…. op het moment dat de toepassing van het personeelshandboek niet expliciet wordt afgesproken met de werknemers, dan is een toekomstige wijziging niet van toepassing op de arbeidsverhouding. Ook zal iedere kleine wijziging ten opzichte van de huidige lokale regelingen niet ‘mee-normaliseren’. Daarom raad ik aan het personeelshandboek te incorporeren. Dat betekent dat de overheidswerkgever en de werknemer in de arbeidsovereenkomst opschrijven dat het personeelshandboek en toekomstige versies daarvan op de arbeidsovereenkomst van toepassing zijn.
Eénzijdige wijziging van het personeelshandboek
Hiervoor schrijf ik “en toekomstige versies daarvan”, omdat partijen er belang bij kunnen hebben dat het personeelshandboek dynamisch wordt afgesproken. De overheidswerkgever zal daarom een eenzijdige wijzigingsbevoegdheid willen afspreken. Daarmee is het de werkgever in de toekomst toegestaan het personeelshandboek te wijzigen cq. up-to-date te houden, zonder dat daarvoor stééds toestemming van iedere individuele werknemer nodig is. Als deze eenzijdige wijzigingsbevoegdheid niet wordt afgesproken tussen de overheidswerkgever en een werknemer, dan zullen toekomstige wijziging daarvan alléén op de betreffende werknemer van toepassing zijn als hij of zij daarmee iedere keer instemt. Dit zal een onwenselijke situatie creëren. De werkgever zal dan moeten bijhouden welke versie van het personeelshandboek op welke werknemer van toepassing is. Ook de werknemer zal daarvan nadelen kunnen ondervinden, omdat in een nieuwere versie wel eens aanspraken kunnen zijn opgenomen waar de werknemer dan geen recht op heeft vanwege het ontbreken van eerdere instemming met de wijziging.
Bovendien geeft de eenzijdige wijzigingsbevoegdheid de overheidswerkgever geen carte blanche, zoals soms wel wordt gevreesd! Voor de wijziging van vrijwel alle onderwerpen die zijn aan te merken als een arbeidsvoorwaarde, zal de instemming van de ondernemingsraad nodig zijn. Dit beschermt de rechten van de werknemers die hebben ingestemd met een eenzijdig wijzigingsbeding.
Moet (de eerste versie van) het personeelshandboek langs de ondernemingsraad?
Veel overheidswerkgevers worstelen met de vraag of het opstellen van het personeelshandboek de instemming van de ondernemingsraad behoeft. Dat is niet het geval; het personeelshandboek an sich is niet instemmingsplichtig. Dit nuanceer ik wel direct.
De rechten en verplichtingen die bestaan op 31 december 2019 gaan weliswaar één op één over met de normalisering naar 1 januari 2020. Deze blijven bestaan. Het simpelweg overschrijven van de inhoud van de huidige lokale regelingen in het personeelshandboek is daarmee niet onderworpen aan het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.
Maar…. Met de transitie van die rechten en verplichtingen zal een en ander conform het Burgerlijk Wetboek en de nieuwe cao’s worden opgeschreven. Doordat de (wettelijke) kaders van het civiel arbeidsrecht en de cao’s zodanig anders zijn dan de huidige rechtspositieregelingen, ben ik ervan overtuigd dat er niet aan wordt ontkomen dat inhoudelijke wijzigingen worden aangebracht. Daarmee is de transitie naar het personeelshandboek onmiddellijk instemmingsplichtig.
De boodschap aan de overheidswerkgever is daarmee dan ook om de ondernemingsraad te betrekken bij de totstandkoming van het personeelshandboek. Hiermee wordt niet alléén gehoor gegeven aan het instemmingsrecht van de ondernemingsraad. Nee, het creëert ook draagvlak voor het personeelshandboek binnen de organisatie. Tegelijkertijd komt het ten goede van de kwaliteit van het personeelshandboek door het gezamenlijk te ontwikkelen.