Zo helpt digitalisatie de transformatie naar thuiswerken

Zo helpt digitalisatie de transformatie naar thuiswerken

Door COVID-19 veranderen organisaties van de een op de andere dag. De versnelde digitalisatie doet zijn intrede. Organisaties verleggen de focus van een kantoorgerichte organisatie, naar een distributed teams gedreven organisatie. Medewerkers werken vanuit huis volledig online, tenzij de werkzaamheden dit niet toelaten.

Disruptie werkplek

De impact van de pandemie van het coronavirus leidt tot wijdverbreide disruptie. Het verandert de manier waarop we met elkaar omgaan en hoe we werken. Het nieuwe normaal in een post-COVID-wereld is het begin van trends, zoals minimale persoonlijke interacties, social distancing, thuiswerken, grotere digitale transacties en virtuele bijeenkomsten.

Uit een recente peiling van Gartner blijkt dat 41% van de werknemers waarschijnlijk vanuit huis zal blijven werken, in ieder geval gedurende een deel van de werkweek na Covid-19 in vergelijking met 30% vóór de uitbraak. Nederlands onderzoek geeft aan dat 60% thuis wil blijven werken. Tevens blijkt dat het werken op afstand weinig invloed heeft op de productiviteit en effectiviteit.

Techgiganten zoals Google en Microsoft moedigen hun werknemers aan of verplichten hen zelfs om het  thuiswerkbeleid over te nemen. Jack Dorsey, CEO van Twitter, kondigde aan dat al zijn werknemers voor altijd kunnen blijven werken als ze dat willen. Deze overgang zal aan kracht blijven winnen, zelfs nadat de pandemie voorbij is.

Geen nadelige invloed op productiviteit

Een van de grootste uitdagingen voor organisaties bij het werken op afstand is het handhaven van de productiviteit. Uit gesprekken die ik zelf voerde met ondernemingen komt het beeld naar voren dat de productiviteit gelijk is gebleven, of zelfs hoger is. Hun medewerkers geven aan dat ze minder verstoringen hebben als ze thuis werken, en daardoor meer geconcentreerd kunnen werken.

Echter, waarbij de eerste periode van thuiswerken vooral gezien werd als een tijdelijke oplossing, wordt het nu duidelijk dat dit blijvend is. Personeel wil niet meer terug naar de pre-corona tijd van fulltime werken op kantoor. Maar dat betekent wel dat organisaties stappen moeten zetten om dit te verankeren in de standaard manier van werken.

Eisen aan thuiswerken

Organisaties moeten specifieke stappen zetten om een ​​naadloze overgang naar externe werkomgevingen te garanderen:

• zorg voor constante communicatie

• train alle medewerkers opnieuw en voortdurend in zowel technische als communicatieve vaardigheden

• voorzie alle medewerkers van de juiste en noodzakelijke technische middelen die medewerkers nodig hebben om efficiënt te werken (en dat is dus niet alleen maar een conference tool als Zoom of MS Teams)

• creëer verschillende niveaus van autonomie voor werknemers om een ​​hoge productiviteit te garanderen

• focus op het resultaat in plaats van op het proces

• versterk de mate van transparantie en actualiseer de gedragscode

• leg de nadruk op de geestelijke gezondheid van werknemers en zorg dat dit ook zichtbaar beschikbaar is

Welzijn als aandachtspunt

Veel organisaties richten de noodzakelijke basisvoorzieningen voldoende in. Echter, zij gaan voorbij aan het effect van thuiswerken op de geestelijke gezondheid van medewerkers. Voorheen bood het kantoor de mogelijkheid om een luisterend oor te bieden aan de medewerker die iets triests had meegemaakt. Of voor de manager die zag dat een medewerker niet lekker in zijn vel zat. De grotere afstand beperkt deze vorm van interactie. Dat zorgt voor een de-humanisatie van de werkplek en het gemis van een echte connectie met collega’s.

Op de korte termijn zijn vooral de voordelen zichtbaar als flexibiliteit en een betere balans tussen werk en privé. Op de lange termijn levert dit bij groepen medewerkers een negatief effect op voor de geestelijke gesteldheid en een gevoel van ‘er niet bij horen’. Google deed onderzoek naar werk op afstand en verwerkte de resultaten in de paper ‘Working together when we’re not together’. Dit onderzoek geeft best practices en tips voor het samenwerken met een gedistribueerd team.

Drie kernbevindingen

Zelf geven zij aan de volgende drie kernbevindingen als meest belangrijk te zien:

  1. Leer elkaar kennen als mensen: in plaats van direct in een agenda te springen, is het raadzaam om eerst wat tijd te besteden aan persoonlijke vragen, zoals ‘wat heb je dit weekend gedaan?’. Het is een gemakkelijke manier om connecties vast te houden, maar ook nieuwe relaties op te bouwen en een band op te krijgen.
  2. Stel grenzen: neem in plaats van aannames te doen over de gewenste werktijden, de tijd om collega’s te vragen wanneer ze graag vergaderen. Sommigen kiezen misschien voor een bepaald tijdstip van de dag als ze een keuze krijgen, of willen op andere momenten zich even focussen op andere werkzaamheden.
  3. Creëer persoonlijke en virtuele verbindingen: soms is het gewoon makkelijker om persoonlijk contact te hebben. Managers moeten duidelijke richtlijnen en mogelijkheden bieden aan teamleden om samen te komen voor persoonlijke bijeenkomsten. Geef tijdens een videogesprek merkbaar reacties op de ideeën van collega’s om aan te geven dat je ze hoort. Gebruik een mix van virtuele en fysieke bijeenkomsten. En gebruik virtuele ontmoetingen niet uitsluitend voor functionele gesprekken, maar gebruik het ook eens voor een gezamenlijk koffiemoment.

Veranker digitalisatie in organisatiebeleid

Als je verder kijkt naar het beter verankeren van het op afstand samenwerken dan vereist dat een voortdurende analyse van manieren om effectiever samen te werken. Dat is niet alleen verschillend voor mensen onderling, maar ook voor afdelingen onderling.

Veranker digitalisatie in het organisatiesbeleid als de missie en visie van het organisatie waarmee de volledige overstap naar de cloud, of de toepassing van nieuwe tools natuurlijk aanvoelen. Om die stap makkelijk te maken, kun je beginnen met laagdrempelige tools als:

  • Mural of Miro voor brainstormsessies, of
  • Parabol voor agile retrospectives, of
  • Airfocus voor het prioriteren van roadmap items.

Dit zorgt ervoor dat je als organisatie moet investeren in digitalisering van je processen en werkwijze. Ook zorgt dit er voor dat je voortdurend moet werken aan adoptie van deze tools en integratie in je organisatieprocessen.

About Ric van Westhreenen

Ric van Westhreenen helpt organisaties te excelleren met online en IT vraagstukken binnen de thema's Het Nieuwe Werken en Digitale Transformatie op de strategische as. Hij is directeur eigenaar van ROODlicht.

View all posts by Ric van Westhreenen →