Kies voor simplicity als mindset bij IT-projecten

Kies voor simplicity als mindset bij IT-projecten

We  leven in een tijd dat IT essentieel is voor het succes van je organisatie. Echter, als je kijkt naar IT dan is het vaak hele complexe materie. En dat is waar veel organisaties op afhaken. De complexiteit die IT in zich heeft kun je wegnemen door de mindset te hanteren van simplicity.

Simplicity in IT is niets anders dan:

  1. standaardisering
  2. uniformering

En het begint met het vormen van profielen van de medewerkers binnen je organisatie. Wie zijn dat, wat zijn de behoeften en wat voor werk doen zij?

Stap 1: creëren van persona’s

Het profileren van je medewerkers begint door het opstellen van persona’s. Persona’s zijn kleine omschrijvingen via een template waarin je beschrijft wie een bepaald soort iemand is binnen je organisatie. Binnen zo’n persona omschrijf je wat de doelen zijn van een persoon, het gedrag, demografische informatie enzovoort. Aan de hand van dit soort profielen, kun je vervolgens bepalen wat de behoeften zijn. Op die manier kun je een beter idee krijgen welke oplossingen nodig zijn binnen je organisatie. Plus, je krijgt ook een globaal idee welke standaard oplossingen geschikt kunnen zijn.

De vraag is natuurlijk, hoeveel persona’s moet je maken om het enigszins representatief te krijgen? Ik ga meestal uit van 3 tot 5.

Stap 2: budget

Iedereen een macbook pro, een thuiswerkplek met verstelbaar bureau, 4K schermen enzovoort. Dat vergt een ander budget, dan als je gaat voor een goede Windows laptop met laptop standaard en een gewone muis en toetsenbord.  Om een goede start te maken, helpt het wel om een budget vast te stellen. Dan weet je ook vooraf wat je mogelijkheden zijn. Plak er 10-20% bovenop voor speling.

Stap 3: scope bepalen

Scope bepalen wordt het lastigste. In feite maak je het dan heel duidelijk wat je niet doet. En daar komt Simplicity om de hoek kijken. Je hebt geen 30 tinten grijs, je hebt uitsluitend zwart en wit. Iets wat je wel doet, en iets wat je niet doet. Bijvoorbeeld:

Je hebt 1 type laptop voor je medewerkers, en niet 3 verschillende omdat je een administratief medewerker hebt, een engineer en een directeur.

Waarom niet?

Heel simpel, omdat de kostenbesparing om een simpele laptop te kopen voor de administratief medewerker versus een Surface voor de directeur, minimaal is. Echter, de totale kosten zijn veel hoger want van elk type device moet je een reserve in huis hebben, want dingen gaan kapot. Daarbij moet je voor elke type device een iets ander image* hebben, inclusief testen enzovoort.

1 type, gewoon minder gezeik.

En zo bepaal je scope, niet alleen kijken naar wat de behoefte is van 1 persoon, maar van de gehele organisatie.

Niet kijkend naar de behoefte alleen, maar ook naar de operationele inspanning die nodig is en welk effect het heeft op productiviteit. Zo krijg je standaarden en uniformiteit.

Een ander voorbeeld.

Standaard hebben laptops 3 jaar garantie. Daarna zijn alle reparatiekosten voor jezelf. Na 3 jaar kunnen laptops gebreken gaan vertonen, door bijvoorbeeld de hoeveelheid stof in het apparaat, of omdat de batterij op raakt.

Dit soort storingen zorgen ervoor dat iemand tijdelijk niet kan werken op die laptop. Dat raakt de productiviteit. En productiviteitsverlies kost geld. Bovendien, gebruikers slaan nog steeds data op de harde schijf op. Dus, als de laptop het begeeft, dan is die data weg.

Na 3 jaar is de laptop nog niet afgeschreven. Het heeft nog waarde. Het loont om elke 3 jaar deze laptops te verversen. Je krijgt dan de nieuwste hardware, die het snelst presteren, die weer 3 jaar garantie hebben, en voor de oude laptops krijg je nog een mooie inruilprijs. Daarbij is de waardering van het personeel dat ze een nieuwe laptop krijgen ook goud!

Bovenstaand voorbeeld geeft aan dat je keuzes in zijn geheel moet bekijken, en niet uitsluitend naar de aanschafprijs.

*een image is een kant-en-klare omgeving die naast het operating systeem een minimale setup bevat van instellingen en applicaties die de basis vormt van elk apparaat in een organisatie. Hiermee kunnen snel identieke apparaten operationeel worden gemaakt op een standaard manier.

About Ric van Westhreenen

Ric van Westhreenen helpt organisaties te excelleren met online en IT vraagstukken binnen de thema's Het Nieuwe Werken en Digitale Transformatie op de strategische as. Hij is directeur eigenaar van ROODlicht.

View all posts by Ric van Westhreenen →