Door de toegenomen complexiteit bij gemeenten is het lastig om in control te blijven. Hoe stuur je de processen en mensen goed aan en hoe maak je het beter? Willem Duvalois van Hot ITem vertelt het ons.
Er wordt weleens gezegd dat gemeentelijke organisaties wendbaarder moeten worden. Is dat zo?
En wat versta je daaronder?
De wereld waarin de gemeente zijn rol naar burger en maatschappij moet waarmaken, verandert voortdurend. Dit betekent een omslag in de manier waarop gemeenten besturen. Niet langer ‘reactief’ maar ‘proactief’ acteren op maatschappelijke, beleidsmatige en technologische ontwikkelingen die impact hebben op de gemeentelijke dienstverlening.
Met een besturings- en informatiefundament waarbij zowel de performance van de gemeente als de omgeving wordt gemonitord, kan proactief worden bijgestuurd als de situatie verandert.
Wat is het voordeel van een datagedreven organisatie?
Betekent dit tegelijk dat niet-datagedreven organisaties niet goed genoeg zijn?
Weloverwogen beslissingen op basis van feiten zijn doorgaans beter dan beslissingen op basis van ‘onderbuikgevoel’. Het kind dient echter niet met het badwater te worden weggegooid; de expertise van ervaren ambtenaren blijft een belangrijke rol spelen. Het gaat er dus om dat je datagedreven technologie alleen daar en op zo’n manier toepast dat het een voordeel oplevert.
Van verantwoorden naar sturen
Een ‘datagedreven organisatie’ betekent overigens meer, veel meer, dan alleen de nieuwste techniek toepassen. De beweging die ingezet dient te worden is ‘van verantwoorden naar sturen’. Het behelst dus ook een andere manier van besturen, begroten, verantwoorden en besluiten. Daar hoort een andere governance en organisatie van de informatievoorziening bij en ook andere competenties van medewerkers en het bestuur.
Een bijkomend voordeel van datagedreven organisaties is dus ook de empowerment van de medewerkers. Zij hebben hiermee de bewegingsvrijheid om het beste voor de burger te doen. Dat komt uiteindelijk ook de burger ten goede.
Waar ligt bij de gemeente de sleutel om de performance van mensen, afdelingen en organisaties
te verbeteren?
De sleutel voor verbetering van de performance van mensen, afdelingen en organisaties is vooral een andere mentale grondhouding. Het is echt ‘omdenken’. Er dient een cultuur te komen van ‘high trust & low tolerance’.
Dat wil zeggen: vertrouwen, dus van top-down naar bottom-up. Nieuwe voorzieningen en processtandaarden worden niet centraal bedacht en ontwikkeld, maar in de gemeentelijke praktijk ontwikkeld en bij succes opgeschaald. Medewerkers krijgen de bewegingsruimte om zelf beslissingen te nemen om zaken te verbeteren.
Extra bewegingsruimte is geen ‘vrijheid, blijheid’
Maar als het gaat over het niet nakomen van heldere en wederzijds overeengekomen afspraken, dan kan de tolerantie best wat minder. Bij de gegeven bewegingsruimte hoort ook dat de ambtenaren eigen verantwoordelijkheid nemen. En daar kun je best op aangesproken worden. Tegelijkertijd is de extra bewegingsruimte geen ‘vrijheid, blijheid’. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat men het wiel 393 keer opnieuw uitvindt. Geen vrijblijvendheid als het gaat om voorzieningen die elke gemeente gebruikt.
Mocht er onverhoopt iets fout gaan of mochten de doelen niet helemaal zijn bereikt, dan moet de primaire insteek van medewerker en management niet afrekenen zijn, maar: hoe kunnen we hier van leren en wat gaan we eraan doen om het doel wel te halen?
Hot ITem heeft veel ervaring bij gemeenten,
heb je 1 praktische tip waar elke gemeente van kan profiteren?
Denk groot, begin klein – maar begin! Let daarbij wel op dat het geen technisch feestje wordt. Niet de techniek, maar de doelen van de programmabegroting zijn leidend. Vanaf het begin heeft het bestuur een enthousiasmerende voorbeeldfunctie. Ook voor het management geldt van ‘zorgen voor naar zorgen dat’. Niet meer alles bepalen, maar de kaders zetten en de techneuten en ambtenaren de middelen bieden om het zelf te regelen.