Vermoeide blikken. Gemeentelijke medewerkers en de vertegenwoordigers van de gemeenschappelijke, regionale bedrijfsvoering. Onderling doen ze er alles aan om een succes te maken van deze samenwerking. En nu mogen ze aan de externe onderzoekers uitleggen waarom het toch niet lekker loopt, ondanks fraaie afspraken over eigenaarschap, gunnen, partnerschap, vertrouwen, netwerkleiderschap, grenzeloos werken en wat al niet meer.
Goede bedoelingen
Was het niet Loesje die ons voorhield: “waarom moeilijk doen als het samen kan.” De gezichten voor ons zeggen het tegenovergestelde: “waarom moet het zo moeilijk, als het ook in je uppie kan.”
We herkennen de irritatie, het verdriet, de onmacht van medewerkers die elkaar gevangenhouden in een energievretende dramadriehoek. Maar vooral zien we de goede bedoelingen. De meeste mensen deugen, en dat geldt zeker voor medewerkers van organisaties die een samenwerking willen maken.
En daar zitten we dan, als externe deskundigen voor de goede performance en governance van het samenwerken. Met die lelijke woorden helpen we bij het alledaagse gedoe van die onbegrijpelijke Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Hoe maken we het effectief en werkbaar? En hoe houden we het een beetje leuk met elkaar?
Overlegtafels
De openingsvraag: welke overlegtafels zijn er zoal in jullie samenwerking? Onze gesprekspartners buitelen over elkaar heen: ze treffen elkaar bij talrijke en eindeloze bijeenkomsten voor ambtenaren en bestuurders. Samenwerken is immers ontmoeten, uitwisselen en afstemmen. “Dat is ons partnermodel”, krijgen we te horen.
Iedereen gaat zo’n beetje over alles, zo lijkt het. Er zijn vele ontmoetingen van bestuurders en medewerkers van alle organisaties met altijd dat setje vergaderstukken: voor de financiële deskundigen, de accounthouders, de opdrachtgevers, de directeuren bedrijfsvoering, de vertegenwoordigers van de medezeggenschap, de bestuurders en hun adviseurs. En oh ja, de gemeentesecretarissen en griffiers zijn ‘ook aangesloten’. Gelukkig maar…
Pijnlijke conclusie: met het rondpompen van informatie is de samenwerking nog niet werkbaar, zakelijk, rechtmatig en haalbaar. Aan welke tafel regelen jullie dat de dienstverlening aan de gemeente piekfijn op orde is? En wie bestuurt dit hele circus?
Stappen zetten
We gaan concreet aan de slag.
- Stap 1. De bestuurders zijn samen de eigenaar: zij gaan over de lange termijn, de financiële jaarstukken en over de verdeling tussen collectief en maatwerk. Vind je dat hoofden bedrijfsvoering die rol moeten uitoefenen? Of een directieberaad van gemeentesecretarissen? Okay, dan leggen we daar die taak, met de vereiste besluitvorming. Maar maak een keuze, en we regelen het.
- Stap 2. De rol van opdrachtnemer berust bij het samenwerkingsverband; en die van opdrachtgever bij de gemeente. Is dat scherp belegd bij de juiste medewerkers in alle organisaties?
- Stap 3. Wat is de essentie van ieders rol. Wat heb je van elkaar nodig? Hebben we de goede overleggen, en wat zou er dus op elke agenda moeten staan?
Vervolgens gaan we praktisch aan de slag. We kijken bijvoorbeeld samen naar de laatste setjes vergaderstukken. Het resultaat is iedere keer weer verhelderend, en soms ook wel confronterend. Voor een effectieve samenwerking moeten de accounthouder, de financieel adviseur en het hoofd bedrijfsvoering eerst onderling afstemmen. Binnen de gemeente zelf, wel te verstaan. En de opdrachtnemer moet zijn zaakjes op orde hebben: geld, menskracht en strakke processen om de gevraagde diensten en producten aan de gemeenten te leveren. Onder verantwoordelijkheid van zijn bestuur, de eigenaars.
In de goede rol, en met werkplezier aan de juiste tafel: dan loopt een samenwerking op rolletjes. Zou Loesje daar ook iets op weten?
Dit artikel is geschreven door Maarten Hageman (adviseur) en Tjin Bremer (partner) bij Rijnconsult.